Lo Smart Working: cos’è e quali strumenti utilizzare

Lo Smart Working: cos’è e quali strumenti utilizzare

Il Coronavirus ci costringe a cambiare abitudini: lavorare da casa, quando possibile, è un obbligo, anche morale, ed una necessità.

Mai come in questo periodo si è sentito così tanto parlare di “Smart Working” o di “Lavoro Agile”. Ma di cosa si tratta?

L’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce ”una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Per Emanuele Madini, Associate Partner di P4I-Partners4Innovation ed esperto di Smart Working ed HR Transformation, “Lo Smart Working è un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda. Propone autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali, rimuovendo vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità”.

Per il Ministero del Lavoro e delle politiche Sociali “Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Forse più semplicemente lo Smart Working è un nuovo modo di lavorare che consente di ottenere un miglior rapporto tra qualità della vita e produttività individuale. 

E’ il risultato di un uso sapiente dell’innovazione digitale a supporto di approcci strategici che puntano sull’integrazione e sulla collaborazione tra le persone, in particolare, e tra le organizzazioni, in generale.

Nel lavoro a distanza, è importante stabilire bene non tanto gli orari di lavoro quanto gli obiettivi. Attraverso il controllo degli obiettivi, sarà possibile gestire in modo produttivo ed efficiente il lavoro di tutta la struttura, anche senza orari prestabiliti. Il passaggio da una gestione del tempo di tutto il team è la più difficile da attuare ed al tempo stesso è l’unica attività che non necessita di specifiche competenze informatiche ma di una adeguata formazione o predisposizione.

Ciò detto, questa vuole essere semplicemente una breve guida, rivolta a quanti in questo periodo sono costretti a lavorare da casa e che, magari, passato questo, speriamo breve, momento di emergenza sanitaria, possano apprezzare questo nuovo metodo organizzativo del lavoro e del tempo.

Utilizzare qualsiasi pc come desktop remoto

Per utilizzare i programmi disponibili in ufficio da casa, o da qualsiasi altro posto, le soluzioni sono due:

  • utilizzare una macchina server;
  • trasformare qualsiasi workstation in un server desktop remoto.

La prima è la migliore soluzione ma è anche la più costosa. I server sono sistemi deputati all’utilizzo centralizzato delle risorse software; sono macchine specifiche dotate di sistemi operativi specifici. Un buon server dotato di hardware e software specifici non può non costare molto.

Una valida alternativa per piccole imprese e per gli studi professionali, anche di grandi dimensioni, è quello di trasformare un sistema Windows, il più diffuso, in un server desktop remoto.

Sul mercato esistono varie soluzioni software: ad esempio XP / VS Terminal Server prodotto dalla Thinstuff. Non è il meno caro, ma lo utilizzo da anni e non mi ha mai dato problemi.

Dopo aver creato sul pc che vogliamo utilizzare come “server” un numero illimitato di utenti, consente di accedere in remoto a tutti i loro desktop ed alle applicazioni installate.

Consente di condividere i desktop dei singoli utenti oppure uno o più applicazioni. Nel primo caso nel pc connesso in remoto verrà visualizzato l’intero desktop dell’utente server; nel secondo si aprirà solo l’applicazione, ad esempio word, come se questa fosse installata sul pc client.

Controllo remoto PC

Per controllare computer a distanza, per utilizzare qualsiasi applicazione installata o per prelevare un documento, è possibile utilizzare:

Iperius Remote: https://www.iperiusremote.it/

Anydesk: https://anydesk.com/

Teamviewer: https://www.teamviewer.com/it/

I software sono tutti gratuiti con funzioni Premium a pagamento.

Fra i tre software preferisco Iperius Remote, soprattutto per l’interfaccia più semplificata.

Chat interna

In caso di realtà strutturate risulta essere utilissimo un sistema di chat integrata interna, che permetta di scambiare informazioni, dati e di controllare il lavoro. Utile anche in caso venga utilizzato dai clienti, per colloquiare direttamente con loro sui vari canali. 

Tra le tante Slack è la soluzione forse più utilizzata al mondo: https://slack.com/intl/en-it/

Slack permette di creare canali per le diverse esigenze dell’azienda o dello studio studio (es. bilanci, contabilità, consulenza del lavoro, amministrazione…), avere chat private fra colleghi e collaboratori di studio, scambiarsi file e altre informazioni.

Risulta molto utile anche per scambiare informazioni dirette con i clienti, poiché è possibile invitarli sulla propria area personale Slack.

Il software è utilizzabile direttamente su browser, oppure esistono le app per Mac e Windows. E’ anche possibile utilizzarlo via app su cellulare, per rimanere sempre connessi.

Il software è gratuito, con funzioni specifiche premium a pagamento, ed è anche integrabile con moltissime altre applicazioni (es. Drive, Asana o attraverso Zapier).

Project e task management

Spesso è fondamentale utilizzare dei software di project e task management per verificare l’evoluzione delle lavorazioni o, ad esempio, assegnare (anche con tempistiche specifiche) il lavoro ai vari collaboratori ed  avere la situazione sempre sotto controllo.

Alcuni gestionali contabili/fiscali, hanno dei sistemi di task management interni che tuttavia risultano spesso macchinosi e non integrabili o gestibili facilmente su cellulare.

Per questo motivo è consigliato utilizzare software esterni, più evoluti del caro vecchio “Excel”.

Il software Clickup è un ottimo compromesso per qualità/prezzo, ed è in continuo
aggiornamento: https://www.clickup.com/

Altri software che hanno funzioni simili, sono:

Monday https://www.monday.com/lang/it/

Trello https://trello.com/it

Asana https://asana.com/

Notion https://www.notion.so/

In genere si tratta di software gratuiti con modalità premium, che possono essere utilizzati da browser o scaricati su Mac o Windows, e che hanno specifiche app mobile.

Call, videocall, conference call

E’ utile un sistema di centralino VOIP, che permette di semplificare la gestione delle telefonate e di migliorare le prestazioni in smart working, essendo anche utilizzabile da cellulare ed in molte sedi.

In alternativa, esistono diversi software sul mercato che permettono chiamate e
videochiamate (anche Whatsapp e la chat di Facebook, solo per dirne alcuni).

I software consigliati sono i seguenti:

Skype https://www.skype.com/it/ – Software gratuito

Google Meet https://meet.google.com/  o Hangouts – Software gratuito con Google

Windows Teams https://teams.microsoft.com/downloads

Zoom https://zoom.us/ – Gratuito con limitazioni premium

Whereby https://whereby.com/ – Gratuito con limitazioni premium

Documenti in cloud

Ormai da anni sono presenti sistemi di gestione dei documenti in cloud che consentono di spostare i documenti dai propri device fisici. Di seguito una una rapida carrellata dei più conosciuti:

Google Drive https://www.google.com/drive/

Dropbox https://www.dropbox.com/

Onedrive https://onedrive.live.com/about/it-it/

Box https://www.box.com/

In genere lo spazio cloud è free fino a un numero limitato di GB, dopo di che diventa a pagamento.

Gestione calendari, scadenze, appuntamenti…

Esistono diversi software gratuiti, sicuramente i più consigliati sono:

Calendar di Google https://calendar.google.com/

Calendly https://calendly.com/

pippo967